Văn hóa là một tập hợp các giá trị và thực hành tạo ra ý nghĩa cho xã hội. Điều này bao gồm cả văn hóa hàn lâm (văn học, nghệ thuật, giáo dục, mà thu hút giới thượng lưu) và văn hóa phổ thông (lôi cuốn công chúng).[5] Đây là cái mà chính phủ tìm kiếm để trưng bày cho khán giả nước ngoài khi tham gia vào ngoại giao văn hóa. Nó là một loại quyền lực mềm, đó là "khả năng để có được những gì bạn muốn thông qua thu hút hơn là ép buộc hay trả tiền. Nó phát sinh từ nền văn hóa của một quốc gia, những lý tưởng và chính sách chính trị." [6] Điều này chỉ ra rằng giá trị của văn hóa là khả năng thu hút người nước ngoài đến một quốc gia. Ngoại giao văn hóa cũng là một thành phần của ngoại giao quần chúng nước ngoài. Ngoại giao quần chúng nước ngoài được tăng cường bởi một xã hội và văn hóa lớn hơn, nhưng đồng thời giúp "khoa trương và quảng cáo xã hội và văn hóa mình với toàn cả thế giới." [7] Có thể lập luận rằng thành phần thông tin ngoại giao quần chúng nước ngoài chỉ có thể được hoàn toàn hiệu quả ở nơi đã có một mối quan hệ có uy tín để các thông tin được tiếp sóng. Điều này xuất phát từ việc hiểu biết văn hóa của người khác. "[8] ngoại giao văn hóa đã được gọi là " trụ cột của ngoại giao quần chúng nước ngoài ", vì các hoạt động văn hóa có khả năng để chứng minh những điều tốt đẹp nhất của một quốc gia.[3] Trong cách này, ngoại giao văn hóa và ngoại giao quần chúng nước ngoài được liên kết mật thiết.

Richard T. Arndt, một cựu nhân viên Bộ Ngoại giao về ngoại giao văn hóa, cho biết "quan hệ văn hóa phát triển tự nhiên và cơ bản, mà không cần sự can thiệp của chính phủ - các giao dịch thương mại và du lịch, lưu lượng sinh viên, thông tin liên lạc, lưu hành sách báo, di cư, truy cập phương tiện truyền thông, hôn thú với người nước ngoài - hàng triệu cuộc gặp gỡ giao lưu văn hóa hàng ngày. Nếu điều đó là đúng, ngoại giao văn hóa chỉ có thể được cho là diễn ra khi các nhà ngoại giao chính thức, phục vụ các chính phủ quốc gia, cố gắng định hình và chuyển hướng dòng chảy tự nhiên này đến lợi ích quốc gia. " [9] Điều quan trọng cần lưu ý là, trong khi ngoại giao văn hóa, như đã nêu ở trên, là một hoạt động của chính phủ, khu vực tư nhân đóng một vai trò rất quan trọng vì chính phủ không tạo ra văn hóa, do đó, nó chỉ có thể cố gắng để làm cho một nền văn hóa được biết đến và xác định các tăng trưởng tự nhiên này sẽ có tác động gì đến các chính sách quốc gia. Ngoại giao văn hóa cố gắng để quản lý môi trường quốc tế bằng cách sử dụng các nguồn và các thành tựu này, rồi làm cho chúng được biết đến ở nước ngoài.[10] Một khía cạnh quan trọng của việc này là lắng nghe, ngoại giao văn hóa là việc trao đổi hai chiều.[11] Việc trao đổi này được dự định để nuôi dưỡng một sự thông hiểu qua lại và qua đó giành được ảnh hưởng đối với quốc gia nhắm tới. Ngoại giao văn hóa lấy được sự tin cậy không phải do sự gần gũi với các tổ chức chính phủ, mà từ sự gần gũi với các cơ quan văn hóa.[12] Nó được xem như là một vũ khí im lặng trong việc đạt được quyền kiểm soát một quốc gia khác bằng việc sử dụng các phương pháp bất bạo động để gây ra một mối quan hệ hiểu biết lẫn nhau cũng như đạt được sự hỗ trợ giữa các nước liên quan.[13]